Privacy protocol

Ons primaire doel bij het registreren van informatie is om ervoor te zorgen dat jouw bezoek aan deze website beter verloopt. We registreren dan ook alleen die gegevens die wij noodzakelijk achten om dit doel te bereiken, tenzij je besluit om je in te schrijven als lid van onze vereniging. Je bent niet verplicht om die informatie aan ons door te geven en je kunt vrijwel alle informatie op deze website raadplegen zonder persoonlijke informatie aan ons te verstrekken.

Informatie opslaan

Wanneer je de website bezoekt, kunnen we bepaalde informatie opslaan die te maken heeft met jouw bezoek:

  • je Internet Protocol-adres of het IP-adres van je proxyserver;
  • je Internet Service Provider (ISP);
  • de duur van jouw bezoek aan de website;
  • het aantal keren dat je de website bezoekt;
  • de pagina’s die je bezoekt;
  • de website die linkte naar onze website;
  • de website die je bezoekt door op onze website op een link te klikken;
  • informatie over het besturingssysteem en de internet browser die je gebruikt om de website te bekijken.

Al deze informatie gebruiken we uitsluitend voor statistische doeleinden en om de website verder te ontwikkelen.

Op sommige pagina’s van de website word je uitgenodigd om je naam en contactgegevens achter te laten. Bijvoorbeeld voor belangstelling in lidmaatschap of een lidmaatschap. Volleybalvereniging Oranje Nassau verzamelt geen andere persoonlijke informatie dan de informatie die je ons zelf verstrekt, inclusief de gegevens die je ons verstrekt rondom jouw lidmaatschap (zie alinea hieronder). Als je die informatie geeft, stem je erin toe dat Volleybalvereniging Oranje Nassau deze informatie opslaat. Als je akkoord gaat met het ondertekenen van ons lidmaatschap, ga je ook akkoord met het privacy beleid van onze vereniging beschreven in dit protocol.

Lidmaatschap van een vereniging

Gegevens zoals bijvoorbeeld je naam, adres, woonplaats, leeftijd en pasfoto zijn al bekend bij Volleybalvereniging Oranje Nassau als je lid bent van de vereniging. Als lid ben je met een relatiecode geregistreerd bij de Nevobo. De gegevens die vanwege je lidmaatschap en eventuele deelname aan wedstrijden/toernooien worden verzameld, worden door de Nevobo slechts gebruikt voor administratieve en organisatorische doeleinden.

Gebruik van persoonsgegevens

Volleybalvereniging Oranje Nassau gebruikt de informatie die ze registreert uitsluitend voor de volgende doelen:

  • doorsturen van belangrijke informatie in relatie tot activiteiten van Volleybalvereniging Oranje Nassau en andere opgevraagde informatie (zie onder)
  • contact met je opnemen na feedback of een vraag over onze vereniging of betalingen
  • je in een whatsapp groep te kunnen opnemen
  • monitoren van de prestaties van deze site;
  • verbeteren van onze website en onze service;
  • interne administratie.

Volleybalvereniging Oranje Nassau zal daarnaast geen persoonlijke informatie aan een derde partij verstrekken, verkopen, ruilen of anderszins openbaar maken tenzij:

  • je ons hiervoor toestemming hebt gegeven;
  • er wettelijke gronden zijn om dit te doen.

Minderjarigen

Indien u zich als minderjarige wenst te registreren dient u hiertoe expliciete toestemming van uw ouder of voogd te overleggen.

Inzage en/of correctie van je gegevens

Je kunt inzage vragen in de persoonlijke informatie die we over je hebben en kunt ons verzoeken om deze persoonlijke informatie te corrigeren of te verwijderen. Neem hiervoor contact op met info@onvolleybal.nl

Externe websites

Onze website bevat links naar anders websites. Oranje Nassau Volleybal is niet verantwoordelijk voor de manier waarop deze andere sites omgaan met privacy. Volleybalvereniging Oranje Nassau raadt aan dat je op deze gelinkte websites het privacybeleid leest, aangezien deze andere voorwaarden en condities kunnen bevatten die op u van toepassing zijn. Wij nemen ook geen verantwoordelijkheid voor content die door gebruikers van Facebook op onze Facebook pagina worden geplaatst.

Veiligheid

Op de website zijn diverse maatregelen genomen die beschermen tegen verlies of misbruik van, of ongeoorloofd wijzigen of raadplegen van, informatie die onder ons toezicht valt. Toch is informatie die je ons toezendt niet versleuteld, tenzij we expliciet melden dat dit zo is.

Wijzigingen in ons privacybeleid

Het kan voorkomen dat deze verklaring in de toekomst wordt gewijzigd. Wij raden daarom aan om dit privacy protocol regelmatig te blijven raadplegen.

Verder is binnen het bestuur iedereen bekend met de AVG richtlijnen en hanteren we deze richtlijnen door onder andere:

  • vertrouwelijk om te gaan met privacy gevoelige informatie in gesprekken en mailverkeer
  • geen e-mail te sturen naar leden die dit hebben geweigerd
  • registreren we niet meer gegevens dan nodig is voor betreffend doel. (bijv. gedetailleerde contact en financiële gegevens van scheidrechters)
  • gegevens te verwijderen (papier, mail, documenten, uit ledenadministratie systemen) als hiervoor geen grondslag meer is of de wettelijke bewaartermijn is verstreken
  • zorgvuldig om te gaan met fysieke documenten, usb schrijven en andere data dragers tijdens het gebruik en vervoer daarvan
  • de mogelijkheid te bieden om gegevens in te zien en te laten verwijderen als daarvoor onvoldoende grondslag is. (Bijvoorbeeld bij verandering van type lid)

Verwerkersovereenkomsten (Sportlink / Nevobo)

Gegevens ten behoeve van lidmaatschap en inning van contributie van onze vereniging wordt opgeslagen in Sportlink. Sportlink is een set van extern gehoste producten en daarmee een verwerker van privacy gevoelige gegevens.  Indien een lidmaatschap wordt aangemeld bij de Nevobo is deze bond daarmee ook een gegevensverwerker. Hieronder zijn beide verwerkersovereenkomsten na te lezen.

Sportlink’s beschrijving van de verwerkersovereenkomst is opgenomen in de Standaardvoorwaarden Sportlink Verenigingen in te zien via : https://support.sportlink.nl/helpdesk/attachments/9025858100

“Verwerkersovereenkomst, Tussen een verwerker en een verantwoordelijke moet een zogenaamde ‘verwerkersovereenkomst’ gesloten worden. Daarom heeft Sportlink zijn contracten voor de clubs vanaf maart 2017 op de AVG aangepast en de verwerkersovereenkomst geïntegreerd in de voorwaarden. Clubs die rechtstreeks producten en diensten afnemen van Sportlink via de site, krijgen die nieuwe contracten toegestuurd. Clubs die hun leden- en contributiebeheer via hun bond afnemen, krijgen de nieuwe voorwaarden via hun bond (dat was in het verleden ook zo). Immers, Sportlink heeft voor deze producten formeel geen rechtstreekse relatie met clubs. Bonden en clubs zijn allebei zelfstandig verantwoordelijken. Clubs en bonden verstrekken persoonsgegevens aan elkaar. Dit zijn verstrekkingen tussen verantwoordelijken.”

Klacht over de verwerking van uw Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij je ook graag verder als je een klacht hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens. Op grond van de AVG heb je bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerkingen van jouw persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.

Register

Hieronder is een overzicht gegeven van de verschillende soorten gegevens die wij registeren en verwerken, waar deze worden opgeslagen, met wel doel en de bewaartermijn.

Doel Beheer door Betrokkenen Persoonsgegevens Bewaartermijn Systemen
Teamindeling Technische Commissie Leden Naam, team, positie Tot nieuwe seizoen online
Interesseformulier (werven nieuwe leden) Technische Commissie aspirant leden Naam, geslacht, e-mailadres Maximaal 1 jaar na opsturen formulier WordPress backend
Aanmeldingsformulier* (registreren nieuwe leden) Ledenadministratie nieuwe leden NAW, telefoonnummer, e-mailadres,  pasfoto, IBAN, machtiging Gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna alleen in de financiële administratie voor 7 jaar. Sportlink
Aanmeldingsformulier (registreren Nevobo leden) Ledenadministratie Nieuwe (Nevobo) leden NAW, telefoonnummer, e-mailadres, relatiecode, pasfoto**, IBAN, machtiging Maximaal 2 jaar na beëindigen lidmaatschap Nevobo
Registratie trainers Technische Commissie trainers NAW, telefoonnummer, e-mailadres Gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna alleen in de financiële administratie voor 7 jaar. Sportlink, whatsapp
Uitbetalen onkostenvergoeding trainers Penningmeester trainers Ook IBAN Gedurende de looptijd van het lidmaatschap en daarna alleen in de financiële administratie voor 7 jaar. Sportlink
Registratie  scheidsrechters Wedstrijdzaken scheidrechters NAW, geboorteland, geboortedatum, geslacht, telefoonnummer, e-mailadres Maximaal 2 jaar na beëindigen lidmaatschap Sportlink / Nevobo

* na overnemen van deze gegevens uit het formulier (online) in het Sportlink systeem worden deze verwijderd uit online systeem.

** pasfoto’s zijn alleen noodzakelijk voor Nevobo-leden (eis ten aanzien van de spelerskaart) en worden ook alleen daarvoor gebruikt